1. Đặt chỗ & Thanh toán

Tất cả các yêu cầu đặt chỗ phải được xác nhận thông qua các kênh chính thức của HCAW.
Một khoản đặt cọc có thể được yêu cầu để giữ chỗ. Toàn bộ thanh toán phải được hoàn tất theo thời hạn được ghi trong xác nhận đặt chỗ.

Mức giá được tính theo đầu người, trừ khi có quy định khác.
Các chương trình riêng hoặc được thiết kế theo yêu cầu cần có xác nhận bằng văn bản và có thể áp dụng lịch thanh toán riêng.

2. Quy mô nhóm & Sức chứa

Tất cả các chương trình được thiết kế dưới dạng trải nghiệm có chọn lọc dành cho nhóm nhỏ.
HCAW có quyền quy định số lượng tối thiểu và tối đa người tham gia cho từng chương trình.

Nếu không đạt số lượng tối thiểu, HCAW có thể dời lịch hoặc hủy chương trình với thông báo trước và sẽ hoàn tiền đầy đủ hoặc đề xuất phương án thay thế.

3. Cấu trúc chương trình & Điều chỉnh

HCAW thiết kế mỗi hành trình theo một khung giám tuyển (được chọn lọc). Các trải nghiệm cốt lõi sẽ luôn được duy trì nhưng một số điều chỉnh nhỏ về lịch trình, thứ tự địa điểm hoặc diễn giả có thể xảy ra do yếu tố vận hành, thời tiết hoặc tình trạng sẵn có (hay không).

Bất kỳ thay đổi quan trọng nào của chương trình sẽ được thông báo trước khi có thể.

4. Chính sách hủy & hoàn tiền

Điều kiện hủy được quy định cụ thể trong từng gói chương trình.
Trừ khi có quy định khác:

Hủy trước trên 30 ngày trước ngày bắt đầu: hoàn tiền một phần (trừ phí hành chính)

Hủy trong 14–30 ngày: hoàn tiền hạn chế

Hủy trong vòng 14 ngày: không hoàn tiền

Sau khi chương trình đã bắt đầu, các dịch vụ không sử dụng sẽ không được hoàn tiền.

Các chương trình riêng hoặc theo thư mời có thể áp dụng điều khoản hủy riêng.

5. Trách nhiệm của người tham gia

Người tham gia có trách nhiệm:

Sắp xếp việc di chuyển cá nhân đến và rời Huế (trừ khi được bao gồm trong gói)

Đảm bảo giấy tờ đi lại hợp lệ

Tự trang bị bảo hiểm du lịch và bảo hiểm y tế cá nhân

Người tham gia cần tôn trọng chuẩn mực văn hóa địa phương, các địa điểm đón tiếp và những người tham gia khác. HCAW có quyền yêu cầu rời chương trình đối với những cá nhân có hành vi gây ảnh hưởng đến sự an toàn hoặc tính toàn vẹn của nhóm.

6. Sức khỏe & An toàn

Người tham gia có trách nhiệm tự đánh giá khả năng thể chất của mình để tham gia các hoạt động theo lịch trình, bao gồm các chuyến tham quan đi bộ hoặc trải nghiệm ngoài trời.

HCAW không chịu trách nhiệm đối với các thương tích cá nhân, mất mát hoặc thiệt hại phát sinh từ các tình huống ngoài dự kiến, dịch vụ của bên thứ ba hoặc các sự kiện bất khả kháng.

7. Hình ảnh & Truyền thông

HCAW có thể ghi hình hoặc chụp ảnh trong các chương trình cho mục đích lưu trữ và truyền thông.
Khi tham gia chương trình, khách đồng ý với việc sử dụng hợp lý hình ảnh, trừ khi có yêu cầu riêng về quyền riêng tư được gửi trước bằng văn bản.

8. Bất khả kháng

HCAW không chịu trách nhiệm đối với việc trì hoãn, hủy bỏ hoặc thay đổi chương trình do các sự kiện ngoài tầm kiểm soát, bao gồm nhưng không giới hạn ở thiên tai, quy định của chính phủ hoặc gián đoạn vận chuyển.

9. Quyền sở hữu trí tuệ

Tất cả nội dung chương trình, tài liệu và các khung giám tuyển đều thuộc quyền sở hữu trí tuệ của Hue Creative & Art Week, trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản.

10. Điều khoản pháp lý

Các điều khoản này được điều chỉnh theo pháp luật hiện hành của Việt Nam.
Mọi tranh chấp sẽ được ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng thiện chí trước khi tiến hành các thủ tục pháp lý chính thức.